1.AMAÇ

Bu prosedür, EN ISO/IEC 17024 Standardının gereklerine uygun olarak Yöntem Belgelendirme’ nin gerçekleştirdiği personel belgelendirme faaliyetlerini yürütürken gizlilik ilkesine tehdit oluşturabilecek durumları ve bu tehditleri önlemek ya da gidermek ve bilgilerin muhafaza edilmesi ile güvenliğinin sağlanması için yapılması gerekenleri belirlemeyi amaçlamaktadır

2.KAPSAM

Personel Belgelendirme Bölümü başvuru sahiplerinin bilgileri, sınav soru listeleri ve sonuçlarını kapsar.

3.SORUMLULUKLAR

Komisyon üyeleri ve dış kuruluşların ve belgelendirme kuruluşu adına hareket eden kimseler ve personel dâhil kuruluşta çalışan bütün elemanlar sorumludur.

4.TANIMLAR

Yetkili Kuruluş: Belgelendirme Kuruluşu ile arasında gizlilik beyanı olan ve bu beyanın yazılı ve yasal araçlar ile belirlendiği, Belgelendirme Kuruluşunu inceleme hakkına sahip kamu ya da özel kuruşlar ile yargı organları

5.UYGULAMA

5.1. Gizlilik

Yöntem Belgelendirme personel belgelendirme sürecinde edinilmiş bütün bilgiler gizli bilgi olarak kabul edilir. Yöntem Belgelendirme, bilgilerin korunması ve ifşasına yönelik politika ve prosedürlerini oluşturmuştur

Yöntem Belgelendirme’ de çalışan personel ve Yöntem Belgelendirme adına hareket eden taşeron, tüzel ya da şahıslar Yöntem Belgelendirme ye başvuru talebinde bulunmuş tüm kişilerin bilgilerini yetkili kuruluş isteği olmadan firma dışına açıklayamazlar. Hazırlanan politika ve prosedürlerin dışına çıkılması durumlarında iş akdi feshi sağlanır.

Yöntem Belgelendirme, belgelendirme işlemleri sırasında elde edilen tüm bilgileri, hukuki düzeyde uygulanabilir anlaşmalar aracılığıyla (personel sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri vb.) gizli tutmaktadır.

Yöntem Belgelendirme personeli; Yöntem Belgelendirme ile çalıştığı süre boyunca ve sonrasında da yetkili kuruluşların isteği dışında başvurusu alınmış tüm kişilerin bilgilerini sözlü ya da yazılı olarak açıklayamayacaklarına dair yasal beyanlarını, imzaladıkları gizlilik beyanları ile taahhüt ederler

Yöntem Belgelendirme, belgelendirme işlemleri sırasında veya başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişinin haricindeki kaynaklardan elde edilen bilgiler, kanunlar ve bu bilgilerin ifşa edilmesini zorunlu kılmadığı sürece, başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişinin yazılı onayı olmaksızın ifşa edilmez.

Yöntem Belgelendirme, gizli bilgileri kanunlar gereği ifşa etmek zorunda olduğu durumlarda, ilgili kanunlarca aksi belirtilmediği sürece, hangi bilgilerin ifşa edileceği konusunda; başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişi bilgilendirilir. Kuruluşun veya bilgilerin temin edildiği kimseye, proseslerde elde edilen bilgilerin hangilerinin açıklanacağına dair yazılı beyan gönderilir ve karşı taraftan onay istenir. Yöntem Belgelendirme karşı taraf onay verirse kişinin bilgilerini açıklama hakkı na sahiptir aksi takdirde hiçbir bilginin açıklaması yapılmaz.

Yöntem Belgelendirme, hiçbir surette belgelendirme faaliyetlerinin gizliliğe zarar vermemesini sağlamaktadır. Aksi takdirde Yöntem Belgelendirme personel sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri vb. sözleşmelerde geçen yaptırımlar uygulanır.

Yöntem Belgelendirme de; sınav soru listelerine ölçme değerlendirme komisyonu, kalite yöneticisi, yönetim temsilcisi dışında ki hiçbir personel erişemez, kullanamaz ve dağıtamaz. Soru listeleri; kalite yöneticisinin bilgisayarında, şifreli dosyada bulunmaktadır ,yetki kısıtlaması dahilinde erişilebilir durumdadır.

Sorulara erişim yetkisi olan kişilerin teorik/performans/mülakat sorularının gizliliğini ifşa etmesi durumunda hakkında yasal işlem başlatılacak ve yaptırım uygulanacaktır. Aynı şekilde sorulara erişim yetkisi olmadığı halde illegal yollarla sorulara ulaşanlar hakkında da yasal yollarla cezai işlem uygulatılacaktır.

5.2 Güvenlik

Yöntem Belgelendirme; gizlilik esaslarını da sağlamak adına, belgelendirme faaliyetlerinde elde edilen dokümantasyonun, araç ve gereçler için güvenli ortamlar oluşturulmuştur.

Yöntem Belgelendirme, belgelendirme faaliyetlerinin başından sonuna kadar güvenliğin sağlanmasına yönelik politikalarını ve prosedürlerini düzenlemiştir. Güvenlik ihlallerinin oluşması halinde, düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek için gereken tedbirlere sahiptir.

Sınav soru listeleri; kalite yöneticisinin bilgisayarında, şifreli dosyada bulunmaktadır üzerinde yetki kısıtlaması dahilinde erişilebilir durumdadır. Tüm revizyonlar bu bilgisayar üzerinden yapılır ve yedekleme işlemi Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre alınarak saklanır.

Sınav malzemelerinin yeri ve niteliğinden, sınav prosesinin adımlarından ve sınav malzemelerinin tekrar kullanılmasından kaynaklanan güvenlik tehditleri Yöntem Belgelendirme tarafından kontrol ve elimine edilir.

Personel belgelendirme başvurusu alınmış tüm kişilerde dâhil, Yöntem Belgelendirme içinde tüm belgelendirme kayıtları için özel dosyalar oluşturulur. Bu dosyalar kalite yöneticisi odasında kilit altında tutulur. Kalite yöneticisi odasının ve oda içindeki dolapların ayrı anahtarları bulunmaktadır.

Soru listeleri dışındaki tüm elektronik kayıtları; kalite kayıtları prosedürüne göre yedeklenmektedir.

Yöntem Belgelendirme, belgelendirme faaliyetleri içerisinde sınav uygulamalarına ilişkin güvenlik tedbirlerini aşağıda belirtilen şekliyle uygular. Ayrıca Yöntem Belgelendirme teorik ya da pratik sınavlar için; sınav öncesi, esnası ve sonrasında yapılacak tüm işlemleri Sınav Prosedüründe açıklamaktadır.

Yöntem Belgelendirme tarafından yapılan teorik ya da pratik sınavlarda, adayların ve sınav görevlilerin sınav binalarına ve sınav salonlarına alınmalarında ve sınavın uygulanmasına yönelik aşağıdaki güvenlik önlemleri uygulanacaktır:

1.Adaylar sınavın yapılacağı alana, kimlikleri ile alınacaktır. Nüfus cüzdanında soğuk damga basılı olmalı, adayın güncel bir fotoğrafı ve T.C. Kimlik Numarası bulunmalı, pasaportun süresi geçerli olmalıdır.

Sınav için gerekli olan kırtasiye malzemeleri Yöntem Belgelendirme tarafından her bir aday için temin edilecektir. Sınav alanına her türlü yardımcı aracın getirilmesi yasaktır. Adaylar sınava şeffaf şişe içinde su getirebileceklerdir.

Sınavın yapıldığı her salon Yöntem Belgelendirme tarafından kamera ile kayıt altına alınacaktır. Kamera kayıtlarının incelenmesinden sonra sınav kurallarına uymadığı tespit edilen adayların sınavları Yöntem Belgelendirme tarafından geçersiz sayılacaktır.

Sınavdan önce tüm sınav yapılacak alanlar saha uygunluk kriterleri formu ile en az 2 (iki) iş günü öncesinden kontrol edilecektir.

Sınavlarda sınav süresince sınav yapıcı ve gözetmen hazır bulunacaktır. Sınav alanında Sınav Yapıcı ve Gözetmenler dışında hiç kimsede cep telefonu ve iletişim aracı bulunmayacaktır.

Sınav başladıktan sonra ilk 15 dakika adaylar sınav salonundan çıkarılmayacaktır.

Sınav başladıktan sonra adaylar tuvalet, su vb. ihtiyaçları için sınav salonundan dışarıya çıkarılmayacaktır. Sınav salonundan dışarıya çıkan aday kesinlikle sınav salonuna geri alınmayacaktır.

Sağlık nedeniyle sınav süresince tuvalet ihtiyacı olanlar, sağlık nedeniyle yanlarında bulundurmaları zorunlu araç-gerecin veya ilacın sınav salonuna alınmasını talep eden adaylar bu durumlarını geçerli sağlık kurulu raporu ile Yöntem Belgelendirme’ ye sınav öncesinde bildirecekler ve kendilerinin özel bir sınav alanında sınava alınmalarını talep edebileceklerdir.

Teorik sınavlarda özel eşyalar sınav görevlilerine teslim edilecek ve özel kilitli kutularda sınav sonuna kadar saklanacaktır. Performans sınavlarında ise sınav alanında hiçbir eşya görevlilerce emanet olarak kabul edilmeyecektir.

Sınav kurallarına aykırı davrananlar hakkında 6114 sayılı Kanun hükümleri uyarınca işlem yapılacaktır.

Yöntem Belgelendirme, sınavlarda hilekarlıkların (kopya çekme vb.) oluşmaması için her sınavda kamera kaydı alır ve sınavlarda bir gözetmen ya da sınav yapıcısını hazır bulundurur.

6.İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Kayıtların Kontrolü Prosedürü